I - Envoyer des salariés à l'international

Prise de décision de l'expatriation

- Primes de mobilité internationale

- Comparaison de coût de la vie

- Coût du logement

- Créer une politique de mobilité internationale

- Harmoniser ses pratiques de mobilité internationale

- Préparer le package de rémunération

- Segmenter ses politiques de mobilité internationale : expatriation, talents, jeunes professionnels, local +

- Créer des matrices d’estimation de budget de la mobilité internationale

- Procédures et outils de gestion de la mobilité internationale

Mise en oeuvre de la mobilité internationale et démarches administratives

- Demander un visa de travail

- Recherche de logement

- Organiser les visites médicales dans les centres expatriés

- Inscription aux écoles

- Planifier le déménagement international

- Accompagner le conjoint

- Préparer l’avenant au contrat de travail

- Inscrire aux caisses expatriées

- Proposer un contrat d’assurance santé international

- Mettre en place les exonérations d’impôt sur le revenu

- Déterminer le lieu de paiement de l’impôt sur le revenu

- Paie des détachés

- Paie des expatriés

Suivi de l'expatriation et retour

- Mettre à jour les packages de rémunération

- Calculer les compensations de prime d’intéressement

- Créer des mécanismes de compensation du taux de change

- Mettre à jour les matrices de charges sociales locales et d’impôt sur le revenu local

- Pilotage des échéances de visa, de renouvellement d’avenant au contrat de travail

- Organiser la logistique du retour de l’expatrié : recherche de logement, recherche d’écoles, travail du conjoint

II - Je recrute et je manage des salariés locaux ou expatriés

Recrutement et embauche du salarié

- Rédaction d’annonces

- Sourcing de candidats

- Sélection et entretiens

- Conformité avec les contraintes réglementaires (discrimination, contrôle de références, Dos and Don’t…)

- Rédaction de l’offre d’embauche

- Benchmark de salaires

- Coût du travail

- Mettre en place la paie

- Règles du droit du travail applicables

- Respecter les formalités d’embauche

- Elaborer un contrat de travail

- Rédiger des clauses spécifiques de contrat de travail : non concurrence, brevet, non sollicitation…

- Créer un recueil de politiques RH (employee handbook)

- Calculer les charges sociales obligatoires

- Mettre en place des régimes d’entreprise

- Comparer le coût et les prestations des régimes de protection sociale

- Respecter les obligations sociales de l’employeur

- Connaître les règles fiscales sur les salaires

Gestion du personnel et développement des compétences

- Suivi du temps de travail et des heures supplémentaires

- Etablir des règles de congés payés

- Maintenir les rémunérations selon le marché du travail

- Proposer des avantages compétitifs : véhicule, fond de retraite privé, assurance santé…

- Connaître les procédures de discipline

- Savoir manager ses équipes : reconnaissance, feedback, discipline, développement, carrière

- Connaître les obligations de mise en place de la représentation du personnel : délégués du personnel, comité d’entreprise, syndicats…

- Savoir négocier des accords d’entreprise

- Mettre en place des actions de formation professionnelle et obtenir des financements

Rupture de la relation de travail

- Règles relatives aux licenciements

- Durée de préavis à respecter

- Règles de rupture à l’initiative du salarié

- Savoir proposer une rupture amiable

- Déterminer les risques de contentieux

- Montant des indemnités à verser

- Estimer le coût financier des contentieux devant les tribunaux

Cas pratiques - Exemples de missions menées par KARTEA - Ressources Humaines Internationales

Audit des contrats d’expatriés

Problématique exposée à KARTEA : Un client, du secteur de la distribution, souhaite connaître la légalité des mesures déjà prises en mobilité internationale. Ce client envoie depuis un an une dizaine de salariés en Chine, Royaume-Uni et Etats-Unis. La gestion s’est réalisée au cas par cas, selon les demandes des salariés et le budget octroyé par les opérationnels.

Missions menées par KARTEA : KARTEA a revu dans le détail tous les dossiers des salariés expatriés : la protection sociale proposée, les avenants au contrat de travail, les primes et avantages octroyés, l’adéquation entre les engagements pris et les cotisations versées…

Plus-value pour le client de KARTEA : le client a pu réaliser les lacunes de ses contrats d’expatriés. Les conseils de l’expert KARTEA ont permis de mettre en évidence les différences de traitement entre salariés vers un même pays. Le client a ainsi sécurisé tous ses contrats actuels et futurs.

Calcul de rémunérations internationales

Problématique exposée à KARTEA : Un client du secteur de la pharmacie, souhaite envoyer un expatrié au Canada. Il s’agit de son premier salarié envoyé à l’étranger et ne connait pas le montant des primes à verser pour que le salarié ne perde pas de revenus et que l’expatriation ne coûte pas trop cher à l’entreprise.

Missions menées par KARTEA : KARTEA, grâce à son benchmark de pratiques de mobilité internationale, a pu proposer à son client une rémunération internationale adaptée : des primes, un comparatif coût de la vie et un kit pratique pour la communication auprès du salarié.

Plus-value pour le client de KARTEA : Le client a pu convaincre son collaborateur de partir au Canada, tout en respectant son budget de coût de fonctionnement pour la structure au Canada.

Comparaison de coût détaché sécurité sociale vs. expatrié en Suisse, Allemagne, Etats-Unis et Chine

Problématique exposée à KARTEA : Le client, du secteur de l’industrie, dans le cadre d’une fusion de 2 politiques de mobilité internationale, souhaite légitimer le recours à l’expatriation sécurité sociale dans ses mouvements de personnel.

Missions menées par KARTEA : KARTEA, à partir de scénarios convenus avec le client (plusieurs niveaux de salaires et composition familiale représentatifs de la population expatriée), a calculé le coût du détachement sécurité sociale et de l’expatriation sécurité sociale dans 3 pays. KARTEA apporte également un éclairage sur le rapport coût/ prestations servies.

Plus-value pour le client de KARTEA : le client a pu valider son choix d’expatriation sécurité sociale en motivant le recours à cette solution en fonction du coût pour l’entreprise et du rapport coût/qualité des prestations.

Création de matrices de calcul de budget de mobilité internationale

Problématique exposée à KARTEA : Le client, du secteur de la prestation de services, souhaite intégrer le calcul de coût de la mobilité internationale dans le processus de validation de l’expatriation. Ne bénéficiant pas d’outils en interne, il s’est tourné vers KARTEA.

Missions menées par KARTEA : KARTEA, à partir des destinations de son client (Hong Kong, Singapour, Chine, Taïwan et Etats-Unis), a mis à disposition l’outil de calcul de budget de mobilité internationale en ligne. Le calcul de la rémunération internationale a été adapté selon les packages de rémunération du client.

Plus-value pour le client de KARTEA : le client peut internaliser les calculs de coût complet des mobilités internationales. Il bénéficie de matrices fiables, mises à jour et en ligne avec la législation et les pratiques des entreprises internationales.

Demande de procédure de visa de travail au Canada

Problématique exposée à KARTEA : Un client, du secteur pharmaceutique, souhaite envoyer un salarié au Canada, à Toronto, pour une période de 3 ans. Il ne sait pas quelles sont les démarches de demande de visa de travail.

Missions menées par KARTEA : KARTEA a guidé le client dans toutes ses démarches de demande de visa de travail.

Plus-value pour le client de KARTEA : Le client a pu enclencher la mobilité internationale rapidement grâce à la demande de visa de travail.

Délégation totale des dossiers de mobilité internationale

Problématique exposée à KARTEA : Ne bénéficiant pas de ressources expertes en interne, un client dans le secteur de l’industrie a décidé de confier tous ses départs à l’étranger à un prestataire externe.

Missions menées par KARTEA : KARTEA gère l’expatriation de A à Z. KARTEA a mis en place les procédures de mobilité internationale. Un formulaire de liaison permet au client de demander la simulation de package de rémunération. KARTEA intègre le différentiel coût de la vie, les primes de mobilité internationale, l’impôt hypothétique et la couverture sociale du salarié en mobilité internationale. Lorsque le package est validé par le client, KARTEA prépare la demande de visa de travail, l’avenant au contrat de travail, effectue toutes les démarches de détachement ou d’expatriation sécurité sociale (selon la situation) et calcule les montants d’impôt sur le revenu. KARTEA rencontre le candidat à l’expatriation avec les équipes RH du client pour lui exposer les modalités pratiques de son expatriation. KARTEA met en place les fiches de liaison avec les équipes paie en France et/ou à l’étranger.

Plus-value pour le client de KARTEA : le client peut sécuriser les départs en mobilité internationale de ses collaborateurs tout en bénéficiant de la souplesse de la gestion par un prestataire externe.

Mise à jour annuelle des packages de rémunération

Problématique exposée à KARTEA : Le client souhaite actualiser les calculs de rémunération internationale suite à la campagne annuelle d’augmentation salariale.

Missions menées par KARTEA : KARTEA intègre les décisions prises par le client sur les augmentations salariales de ses salariés en mobilité internationale. KARTEA actualise tous les éléments du package du client (charges sociales, impôt sur le revenu, différentiel coût de la vie) et recalcule la rémunération internationale. KARTEA propose un kit de communication à destination des expatriés ainsi que les fiches de liaison à destination des services paie France et/ou à l’étranger.

Plus-value pour le client de KARTEA : Le client a pu actualiser tous ses packages de rémunération dans un délai très court. Le kit de communication permet de gagner en efficacité et d’agir vite dans la mise en œuvre des décisions managériales.

Recrutement d’un salarié local aux Pays-Bas

Problématique exposée à KARTEA : Un client, du secteur d’activité transport aérien, souhaite recruter un attaché commercial de minimum 10 ans d’expérience professionnelle, à Amsterdam aux Pays-Bas, dans le cadre de développement de ses activités. Comment trouver le bon candidat alors que le client n’a pas de structure sur place?

Missions menées par KARTEA : KARTEA a rédigé une annonce d’emploi et sélectionné les jobs boards spécialisés du secteur d’activité (aviabanen.nl et travelpro.nl). L’annonce a également été relayée par les réseaux sociaux. La sélection s’est opérée depuis la France. Les entretiens face-à-face ont été réalisés conjointement avec le client sur place à Amsterdam. L’offre d’embauche résumant les conditions d’emploi a été rédigée par KARTEA, en adéquation avec la législation locale et les pratiques des entreprises du secteur.

Benchmark de salaires et calcul du coût employeur d’une embauche au Royaume-Uni

Problématique exposée à KARTEA : Un client, du secteur d’activité pharmacie, souhaite embaucher un salarié contrôleur financier, finance controller qualified, minimum 5 ans d’expérience professionnelle, directement au Royaume-Uni, à Londres. Quel salaire faut-il proposer et quel sera le coût employeur?

Missions menées par KARTEA : KARTEA s’est appuyée sur des enquêtes de salaire (UK salary checker…) pour proposer une fourchette de salaire en adéquation avec le marché du travail local. KARTEA a permis ainsi à son client de budgéter les coûts salariaux en ajoutant les charges patronales obligatoires au Royaume-Uni (National Insurance, Pension auto enrolment, apprentice levy).

Plus-value pour le client de KARTEA : Le client a réussi à proposer un salaire en ligne avec le marché du travail local. L’évaluation du coût employeur a permis de budgétiser le coût de cette ressource locale dans le cadre du budget de fonctionnement de la filiale locale.

Réalisation des formalités obligatoires d’embauche en Belgique

Problématique exposée à KARTEA : Un client en Belgique à Bruxelles souhaite intégrer un salarié local et ne sait quelles sont les formalités obligatoires d’embauche.

Missions menées par KARTEA : KARTEA a indiqué au client les démarches à effectuer auprès des autorités locales : inscription à l’office national de sécurité sociale et au centre des impôts. KARTEA a également proposé la rédaction du règlement du travail, indispensable dans une relation de travail en Belgique.

Plus-value pour le client de KARTEA : Le client a pu sécuriser la conformité de sa procédure d’embauche

Mise en relation avec un partenaire de paie agréé KARTEA aux Pays-Bas

Problématique exposée à KARTEA : Un client, du secteur d’activité transport aérien, souhaite rémunérer un salarié nouvellement embauché aux Pays-Bas. Cette entreprise ne disposait pas de filiale. Quelles sont les démarches liées à la paie ?

Missions menées par KARTEA : KARTEA, grâce à son réseau de partenaires dans les pays étrangers, a mis en relation ce client avec un prestataire de paie local, habitué aux entreprises internationales. Le cabinet local prend le relai pour émettre les bulletins et transmettre toutes les déclarations aux autorités locales.

Plus-value pour le client de KARTEA : Le client a gagné du temps dans la recherche et le choix du prestataire. Le salarié a pu débuter dans l’entreprise à la date prévue.

Audit de la conformité des politiques Ressources Humaines au Royaume-Uni

Problématique exposée à KARTEA : Un client, du secteur d’activité de la pharmacie, a racheté une entreprise anglaise. Lors de ce rachat, la direction a souhaité vérifier la conformité des règles de ressources humaines actuellement applicables et des engagements pris par la société.

Missions menées par KARTEA : KARTEA a vérifié toute la conformité des politiques RH de ce client au Royaume-Uni : Employee handbook, company car manual, internet policy, maternity leave policy, paternity leave policy, flexible working requests. KARTEA a indiqué au client les obligations légales et les politiques de développement RH.

Plus-value pour le client de KARTEA : L’audit a permis au client d’évaluer les engagements déjà pris et les latitudes d’actions pour effectuer des changements.

Analyse des augmentations légales et conventionnelles de salaire en Italie

Problématique exposée à KARTEA : Un client dans le secteur de la mode souhaitait connaître les modalités de revalorisation des salaires selon les obligations légales découlant de la convention collective, les attentes des salariés et le budget d’augmentation de la société.

Missions menées par KARTEA : KARTEA a analysé les obligations découlant de la convention collective (Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro) du secteur de la mode. Par niveau de qualification, KARTEA a identifié les augmentations de salaire légales. L’analyse des clauses du contrat de travail ont pu mettre en lumière si l’entreprise peut s’exonérer de l’augmentation salariale légale si elle augmente individuellement les salaires (superminimo assorbibile ou non assorbibile).

Plus-value pour le client de KARTEA : Dans le cadre d’une politique d’augmentation salariale européenne, le client a pu identifier les sources de différenciation avec les autres pays européens et ainsi budgétiser les augmentations générales et les augmentations individuelles.

Audit des obligations légales de représentation du personnel en Allemagne

Problématique exposée à KARTEA : Un client dans le secteur de l’automobile souhaitait connaître les obligations légales de représentation du personnel et les thèmes abordés entre l’employeur et les instances représentatives du personnel.

Missions menées par KARTEA : KARTEA a étudié les effectifs des établissements présents en Allemagne. Le seuil d’effectif était atteint pour la représentation du Comité d’Entreprise. KARTEA a spécifié les modalités d’organisation des élections ainsi que les thèmes qui seront du ressort de la cogestion entreprise- représentants du personnel.

Plus-value pour le client de KARTEA : Le client a ainsi pu se préparer à la mise en place de ces relations collectives de travail et anticiper les processus de décision.

Rédaction d’une politique RH de discipline au Royaume-Uni

Problématique exposée à KARTEA : Un client dans le secteur des services aux entreprises souhaite aider ses Managers à mieux gérer ses équipes. Il souhaite mettre en place des règles de discipline.

Missions menées par KARTEA : KARTEA a rappelé les pratiques des entreprises britanniques de se baser sur le Code of Conduct édité par l’ACAS. Même s’il ne s’agit pas d’une obligation légale en tant que telle, les entreprises l’utilisent comme un référentiel de bonnes pratiques. KARTEA a rédigé pour ce client une procédure de discipline qui correspond aux besoins de son client.

Plus-value pour le client de KARTEA : Le client a ainsi pu mettre en place une procédure de discipline qui sera suivie par les Managers et qui correspond aux bonnes pratiques des entreprises locales.

Conformité des lettres de recommandations en Allemagne

Problématique exposée à KARTEA : Un client dans le secteur de l’industrie se demande si ses Managers doivent compléter des lettres de recommandation pour des collaborateurs sur le départ, et les conséquences juridiques pour l’entreprise

Missions menées par KARTEA : KARTEA a rappelé l’obligation légale du Code Civil de délivrer des lettres de recommandations aux collaborateurs qui en font la demande. Par contre, les éléments contractuels et de performance doivent correspondre à la réalité de la situation. KARTEA a étudié les lettres de recommandation déjà émises et leur conformité à la loi.

Plus-value pour le client de KARTEA : Le client connaît ses obligations légales en termes de contenu et de délivrance de telles lettres. Le client a ainsi pu informer chaque Manager de la politique de l’entreprise en matière de lettre de recommandation.

Calcul de délai de préavis pour des salariés basés en Belgique

Problématique exposée à KARTEA : Un client dans le secteur du retail souhaitait connaître les modalités de calcul du préavis en Belgique suite aux récentes réformes des statuts ouvriers et employés. En effet, il souhaitait rompre le contrat de travail de plusieurs collaborateurs.

Missions menées par KARTEA : KARTEA a calculé les délais de préavis de chaque collaborateur selon la date d’entrée du salarié et sa date de sortie, son statut. La durée exacte du préavis (en jours et/ou semaines) a été identifiée.

Plus-value pour le client de KARTEA : Le client a pu sécuriser ses procédures de sortie de collaborateurs sans avoir eu à suivre toutes les réformes sociales.

Evaluation des risques de contentieux pour des salariés basés au Royaume-Uni

Problématique exposée à KARTEA : Un client dans le secteur du conseil souhaitait connaître les risques de contentieux pour des collaborateurs employés en contrat local au Royaume-Uni

Missions menées par KARTEA : KARTEA a rappelé au client les modalités d’accès aux Tribunaux du Travail dans le cadre de procédure contentieuse liée à la rupture du contrat de travail à l’initiative de l’employeur. Les deux cas ont été exposés (unfair dismissal et wrongful dismissal) avec les conditions d’ancienneté pour les contestations. L’étude de dossier de plusieurs salariés a été rendue nécessaire du fait des risques encourus.

Plus-value pour le client de KARTEA : Le client a pu anticiper les risques potentiels de litiges et estimer ainsi les conséquences financières.

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